Edudatos Sistemas y Servicios es una empresa fundada en 1991 que en la actualidad dispone de más de 5000 sistemas instalados en el área educativa y administrativa a nivel nacional, utilizando sus 15 delegaciones para dar soporte a todos esos sistemas. Con esta estructura de información y experiencia pusimos en marcha en el año 2001 el sistema EduRed.
EduRed es un sistema disponible las 24 horas del día durante los 365 días del año y desde cualquier parte del mundo, el mismo une virtualmente a toda la comunidad educativa de un centro escolar en la Internet. Con la información suministrada por los usuarios en la ficha de registro más la información enviada por los sistemas Visual Gema Régimen Regular y Visual Gema Control de Pagos instalados en su centro escolar se crea una superestructura de información con la cual tanto Representantes, Alumnos, Docentes y Directiva se unen en el ciberespacio para fomentar una mejor formación académica de los alumnos, facilitando extraordinariamente la comunicación entre todos los miembros de la comunidad educativa, de forma rápida y económica.
En la actualidad EduRed lleva más de 13 años de uso y ajustes, cuenta con 65 centros educativos a nivel nacional y sobrepasa los 55.000 usuarios registrados y activos. EduRed sigue creciendo y “aprendiendo” ya que son los centros educativos y sus usuarios quienes diseñan nuestros sistemas, esto ha sido así desde nuestros inicios y por eso los centros educativos pueden contar con sistemas actualizados y adaptados a las necesidades de la comunidad educativa.
EduRed se ha modernizado a las nuevas tecnologías web, lo cual permite que la página de un centro escolar pueda ser visualizada y manipulada desde cualquier dispositivo, bien sea un computador, teléfono móvil o tableta haciéndolo disponible a cualquier sistema operativo o navegador.
Los miembros de una comunidad educativa dentro de EduRed se encuentran clasificados en grupos dependiendo de su actividad dentro del centro escolar, según el grupo se modera las funciones que pueden realizar dentro de las páginas del colegio. Las diferentes actividades están divididas y asignadas por niveles de seguridad, por ejemplo un directivo puede publicar una foto, pero un alumno solo la podrá visualizar e imprimir si lo desea.
CARACTERÍSTICAS GENERALES DE EDURED
Economía y efectividad: Se elimina los gastos por el consumo de papel, tinta, tóner, etc. ya que toda la información viaja de forma directa por correo electrónico a los usuarios de su comunidad, además de ser colgada “en la nube” en un espacio exclusivo para los miembros de la comunidad educativa.
Seguridad y Datos: Los datos son manejados y publicados por el mismo personal del centro educativo, esto evita la obtención de información privada de los miembros de la comunidad educativa. Las claves y la información son encriptadas y almacenadas en servidores propios (y no compartidos) con alta tecnología de seguridad. Todo se inicia con el registro personal del usuario, él mismo recibirá sus credenciales directamente en su correo, dicha clave fue generada aleatoriamente e encriptada en servidores propios ubicado en lugares seguros (algunos incluso están fuera del país).
Todas las áreas manejan información dinámica, esto quiere decir que el personal autorizado por el centro escolar está capacitado para actualizar la información de forma rápida y sencilla en la página del colegio, dicho personal no requiere conocimientos de programación y/o diseño web ya que es muy sencilla la publicación de información en el sitio tanto como el cambio de apariencia e imagenes de la página. Sumada a esta facilidad los sistemas Visual Gema, tanto el académico como el de Control de pagos, generan data dinámica y segura que es subida directamente a la página del centro educativo, obteniendo de esta manera una integridad total de la información, evitando al máximo el error humano de transcripción o incluso evitando la manipulación de data sensible por personal no autorizado por el centro escolar.
Existe una lógica independencia entre la data local y la publicada en Internet. Esto fue diseñado así para no depender de Internet, ya que la web solo muestra parte de la información, mientras que la data original se encuentra en el centro educativo y no puede ser accesible desde la web.
Hemos dividido en 6 áreas la distribución de las herramientas implementadas dentro de la página de su centro educativo:
ÁREAS DE TRABAJO:
1)-. Área del Centro Escolar:
En esta área se publica y visualiza toda la información básica del centro escolar.
Se publica de forma sencilla los miembros de la directiva, personal docente y consejo educativo para que pueda ser consultada por los miembros de la comunidad.
Se maneja una poderosa y dinámica galería de fotos.
Existe un apartado para que la biblioteca de su centro escolar maneje y publique información de interés.
Se maneja para aquellos centros escolares que lo requieran un apartado de Pastoral con la posibilidad de leer y publicar información de interés para los miembros de la comunidad.
Dispone de un libro de registro de visitas, donde los miembros de distintas comunidades educativas dejan su opinión referente al servicio que brinda su colegio o el sistema EduRed.
2)-. Área del Usuario, Alumno y Familia:
Los usuarios se registran en línea y reciben en su correo una clave aleatoria sin intervención de personal del colegio o de EduRed.
El usuario puede modificar sus datos de seguridad y actualizar las preguntas secretas para conservar la integridad y privacidad de sus datos.
El usuario puede verificar sus datos tanto del alumno como del grupo familiar, esta información es publicada directamente desde los sistemas visual por lo tanto es única e integral. Además durante el proceso de inscripción en línea puede el representante o el alumno actualizar sus datos y de esta manera el centro educativo mantiene información real y actualizada en sus bases de datos. El colegio maneja y publica el “Libro de Vida” del alumno, el cual es un registro histórico de los diferentes eventos que han afectado al alumno durante su vida escolar en la institución.
3)-. Comunicaciones:
En este apartado se maneja gran parte de la Información que fluye en la red o se envía a los usuarios de diferentes formas. Se cuenta con:
3.1)-. Manejo de Correos electrónicos privados: Permite a la institución el envío de correos masivos a todos los miembros de la comunidad educativa de forma genérica o bien clasificados por curso, alumnos, representantes, docentes, directiva, etc… Los representantes y alumnos se pueden comunicar con los docentes o con la directiva del centro escolar. En todo el proceso se conserva la privacidad de las cuentas de correos personales de los miembros de la comunidad.
3.2)-. En esta área también se maneja el Noticiero Escolar, donde el centro escolar publica noticias e imagenes de interés para los miembros de la comunidad educativa.
3.4)-. Agenda de Actividades: Una poderosa agenda informativa la cual es alimentada de forma dinámica por el centro escolar. Por la vistosidad y fácil manejo permite visualizar toda la cronología de actividades publicadas por el centro escolar. Por su importancia se visualiza en la página inicial del colegio.
3.3)-. Circulares: Es una cartelera virtual donde se publican todos los documentos de interés general, los mismos pueden ser publicados en cualquier formato y serán visualizados o impresos por las personas de su comunidad interesadas en el mismo.
3.4)-. Tareas: Los docentes o coordinadores pueden publicar tareas en cualquier formato y los alumnos la podrán descargar y resolver en casa. El sistema registra y muestra al personal autorizado de quiénes, cuántos y cuándo han descargado un determinado archivo de tareas.
3.5)-. Planes y Cronogramas: El personal docente publica en cualquier formato en este espacio virtual la programación, de esta manera tanto los alumnos como los representantes podrán hacer seguimiento de los objetivos para el lapso en la materia. EduRed registra las actividades y el personal autorizado del centro podrá verificar quiénes, cuántos y cuándo han descargado un archivo de planes y cronogramas.
3.6)-. Archivos: En esta sección el personal docente podrá subir archivos de cualquier formato y que se considere de interés para los miembros de su comunidad. Ejemplo; videos, música, archivos comprimidos, etc…
3.7)-. Publicación Libre: Como extra a la información que ya se maneja, el colegio puede agregar una sección libre la cual podrá dar cualquier título y se utilizará para un manejo de archivos personalizados según el centro escolar lo requiera.
3.8)-. Correo a Edudatos EduRed: El personal técnico estará atento a la información o solicitudes que realice un usuario en este apartado.
4)-. Académica:
Permite el manejo y visualización de las notas acumuladas tanto para preescolar, primaria y bachillerato. Esto permite tanto a la directiva como a los alumnos, docentes y representantes hacer el seguimiento académico de los alumnos de forma constante.
4.1)-. Notas Acumuladas: El docente partiendo de su plan de evaluación, publica periódicamente el registro de notas acumulada de sus alumnos, de esta manera el representante y el alumno pueden ver de forma continua su evolución académica durante el lapso en curso. El docente sube las notas de forma fácil y no se requiere que tenga todas las notas para ser publicadas, de hecho publica según el ritmo de calificación de los alumnos.
4.2)-. Boletín de Evaluación: Al final del cada lapso se publica y visualiza los boletines de notas tanto para preescolar como primaria y bachillerato. Este boletín puede ser impreso.
4.3)-. Orden de Mérito: Se visualiza la posición académica del alumno dentro del su grupo escolar.
4.4)-. Libro de Vida: Mantiene información diaria del alumno a nivel de incidencias dentro de la institución.
Otras actividades se manejan en este apartado y solo son visibles para los docentes, control de estudios y la directiva del centro escolar, tales como:
Manejo de Evaluación continua la cual se publica de forma sencilla en “la nube” haciendo que el representante o alumno esté informado de forma inmediata de su situación académica de cada materia. Esto se aplica tanto para alumnos de preescolar, primaria y Bachillerato. Es el docente quien publica de forma directa sus notas, las mismas son supervisadas por el departamento de control de estudio. EduRed maneja una gran cantidad de validaciones para mantener la calidad de la información suministrada por el docente.
En el caso de primaria y preescolar, el docente tiene la capacidad de incluir información evaluativa en forma de texto e individualmente para cada alumno que se requiera, recordemos que la evaluación en primaria se basa en descriptivas, al igual que en preescolar. Estos textos son información adicional a la ya realizada por el docente siguiendo el esquema del ministerio de educación
5)-. Administración:
Esta área agiliza todo el proceso de pagos de mensualidades y de recordatorios de pago. Los representantes pueden consultar los pagos realizados y los pendientes a realizar de forma detallada. Se encuentra disponible en la página del centro escolar los procesos de pagos, reportando los depósitos o transferencias bancarias realizadas a las cuentas bancarias del centro educativo. Tanto el representante como el centro educativo reciben un correo de confirmación con los datos del depósito y/o transferencia. El centro educativo dispone de todas las facilidades para el manejo y asiento de estos pagos.
El centro educativo publica los estados de cuentas directamente en la página del colegio, estos datos los suministra el sistema de Control de pagos Visual Gema instalado en el colegio. El centro educativo puede enviar comunicados de cobro a los representantes de forma directa, segura y privada ya que los sistemas seleccionan a quienes se les enviará el “Aviso de cobro directamente al correo del representante.
Los Representantes pueden consultar su estado de cuenta, y realizar pagos usando dos métodos: Depósito o Transferencias Bancarias.
El Centro escolar recibe correos y puede visualizar la base de datos de los pagos realizados por los representantes de forma fácil y dinámica.
6)-. La Planilla de Inscripción:
Por este proceso se realiza la “matriculación en línea”. Los representantes consignan de forma electrónica, privada y directa en la página del centro escolar los datos necesarios para formalizar la inscripción.
Esta planilla es asimilada por los sistemas locales Visual Gema y con los datos suministrados por el representante se actualiza la data principal. Por lo tanto el sistema de “matriculación en línea” tiene un doble propósito, el primero es el de realizar la inscripción del alumno en el centro escolar y la segunda, y no menos importante, es la de suministrar información actualizada de los datos familiares al centro escolar. Con la data actualizada el centro escolar podrá contactar al representante si lo requiere.
Es importante destacar que los colegios que llevan varios años haciendo el proceso de “inscripción en línea” no tienen que llenar nuevamente “TODA” la planilla ya que EduRed y Visual Gema mantiene la información de años anteriores y la muestra al representante siendo solo necesario la modificación de aquellos datos que hayan variado, como por ejemplo el número de teléfono y dejando el resto de la data como validada y actualizada para el presente año escolar. El centro educativo tiene la capacidad de configurar y ajustar esta planilla a sus necesidades.
7)-. Ayuda:
Se construye un sistema de ayudas que comprende manuales, videos y centro de soporte por correo especial.
8)-. WebMaster:
Esta área está reservada al personal Directivo ya que maneja todo lo relacionado a la seguridad, configuración, bloqueo y desbloqueo de usuarios, estadística, publicación y eliminación de información.
Los usuarios de tipo WebMaster pueden cambiar de forma fácil la apariencia de las páginas web del centro escolar, no se requiere conocimientos de programación o experiencia en desarrollo web ni tan siquiera conocimientos de complejos manejadores de contenidos (CMS) ya que todos los procesos y ajustes son intuitivos y se usan módulos de sencillo manejo.
Los banners informativos o publicitarios también son manejados en esta parte y permite atraer la atención de los usuarios a la información resaltante del momento.
Se puede visualizar toda la actividad que registra la comunidad educativa dentro de la página del colegio. Esto permite hacer el seguimiento de las secciones visitadas por los miembros de la comunidad educativa, con lo cual se pueden establecer estrategias para el manejo de la información y la promoción de la página del centro escolar.
Otras opciones que se manejan en esta área son: Verificar los pagos realizados usando la página, verificar el proceso de inscripción en línea, subir y descargar data desde EduRed hacia los sistemas y viceversa, control de acceso y asignación de actividades específicas a los usuarios, revisar y realizar procesos de bloqueo y desbloqueos masivos de usuarios, etc. Mas características de monitoreo y seguridad son explicadas en el proceso de introducción al personal directivo del centro educativo.
Existen aún más actividades que se pueden realizar dentro de EduRed, y diariamente se siguen agregando nuevas funcionalidades por sugerencias o recomendaciones los usuarios. Todo es un proceso de aprendizaje.
Si requiere mayor ayuda o información por favor no dude en escribirnos directamente desde la página de su centro escolar por el menú de Comunicaciones - Correo a Edudatos.
Nos despedimos quedando como siempre atentos a sus sugerencias o comentarios ya que gracias a ellos mantenemos actualizados todos nuestros sistemas durante ya 25 años de servicios.
Nos puede escribir también a:
eduredwebmaster@gmail.com o webmaster@edudatos.com