Edudatos Sistemas y Servicios es una empresa fundada en 1991 que cuenta actualmente con más de 5.000 sistemas instalados en el área educativa y administrativa, tanto a nivel nacional como internacional. Disponemos de 15 delegaciones para dar soporte a todos esos sistemas. Con esta infraestructura y experiencia pusimos en marcha en 2001 el sistema EduRed.

EduRed es un sistema disponible 24 horas al día, los 365 días del año, accesible desde cualquier parte del mundo. Conecta virtualmente a toda la comunidad educativa de un centro escolar a través de Internet. A partir de la información que los usuarios facilitan en la ficha de registro y de los datos enviados por los sistemas Visual Gema (Régimen Regular) y Visual Gema (Control de Pagos) instalados en su institución, se crea una superestructura de información que permite a representantes, alumnos, docentes y directiva interactuar en el ciberespacio para fomentar una mejor formación académica. Facilita extraordinariamente la comunicación entre todos los miembros de la comunidad educativa, de forma ágil y económica.

EduRed lleva más de 24 años de uso y mejoras continuas (desde 2001). Cuenta con 111 centros educativos y aproximadamente 180.864 usuarios registrados y activos. EduRed continúa creciendo y “aprendiendo”, puesto que son los propios centros educativos y sus usuarios quienes sugieren mejoras y nuevas funcionalidades. Gracias a esto, los colegios disponen de sistemas actualizados y adaptados a sus necesidades.

EduRed se ha modernizado con las nuevas tecnologías web, lo que permite que la página de un centro escolar pueda visualizarse y manejarse desde cualquier dispositivo: computador, teléfono móvil o tableta. El sitio del colegio funciona como una web app, por lo que, además de acceder desde un navegador, los usuarios pueden instalar la aplicación desde Google Play y acceder a toda la información del colegio desde su teléfono.

Los miembros de la comunidad educativa dentro de EduRed se clasifican en grupos según su rol en el centro escolar; según el grupo, se definen las funciones y permisos en las páginas del colegio. Las actividades se organizan por niveles de seguridad: por ejemplo, un directivo puede publicar una foto, mientras que un alumno sólo podrá visualizarla e imprimirla si está autorizado.

CARACTERÍSTICAS GENERALES DE EDURED

Economía y eficiencia: Se reducen gastos en papel, tinta y tóner, ya que la información se distribuye de forma electrónica vía correo o notificaciones móviles y se aloja en la nube en un espacio exclusivo para la comunidad educativa.

Seguridad y datos: Los datos son gestionados y publicados por el propio personal del centro educativo, lo que protege la información privada. Las claves y la información se almacenan cifradas en servidores propios (no compartidos) con medidas de seguridad avanzadas. El registro de usuario genera credenciales aleatorias que se envían por correo y quedan encriptadas en servidores seguros.

Todas las áreas manejan información dinámica: el personal autorizado puede actualizar contenidos de forma rápida y sencilla, sin conocimientos de programación o diseño web. Además, los sistemas locales Visual Gema (académico y control de pagos) generan información dinámica y segura que se sube directamente a la página del colegio, garantizando la integridad de los datos y minimizando errores por transcripción.

Existe una independencia entre la base de datos local y la información publicada en Internet. La web muestra parte de la información, mientras que la data original permanece en las instalaciones del colegio, inaccesible desde la web salvo para el personal autorizado.

La DATA es del colegio. No permita que se la quiten bajo el pretexto de “publicarla en la nube”: en muchos casos eso convierte al colegio en dependiente de otra empresa, que puede exigir pagos o condiciones para seguir accediendo a su propia información. Con los sistemas de EduDatos la información queda siempre en su forma original y protegida en los equipos del colegio; únicamente el personal autorizado sube partes concretas a la nube. De ese modo el colegio mantiene el control de sus datos y evita que terceros los retengan o condicionen su uso.

A continuación describimos las áreas y herramientas principales disponibles en la web y en la app:

ÁREAS DE TRABAJO

1) Área del centro escolar

Publica y muestra la información básica del centro: directiva, personal docente, consejo educativo, galería de fotos, biblioteca, pastoral (si aplica) y un libro de visitas para que los miembros de la comunidad dejen opiniones sobre el servicio del colegio y del sistema EduRed.

2) Área del usuario, alumno y familia

Los usuarios se registran en línea y reciben una clave aleatoria por correo. Pueden modificar sus datos de seguridad y preguntas secretas para proteger su información. La información del alumno y del grupo familiar se publica desde los sistemas Visual Gema, garantizando integridad y unicidad de los datos. Durante la inscripción en línea, el representante puede actualizar datos (por ejemplo, teléfono) sin volver a llenar toda la planilla.

El colegio gestiona el “Libro de Vida” del alumno, un registro histórico de eventos relevantes durante su vida escolar.

3) Comunicaciones

En este módulo el colegio gestiona la mayor parte de la comunicación con la comunidad:

• Mensajes inmediatos (push): envío de mensajes masivos o individuales al celular para recordatorios de pago, publicación de tareas, etc.
• Constancias y documentos: el alumno o representante puede imprimir documentos personalizados (por ejemplo, constancias de estudio).
• Correo masivo: envío de correos clasificados por curso, docentes, representantes, directiva, etc., preservando la privacidad de las cuentas personales.
• Noticiero escolar: publicación de noticias e imágenes de interés.
• Agenda de actividades: calendario dinámico visible en la página inicial del colegio.
• Circulares: cartelera virtual para publicar documentos de interés en varios formatos.
• Tareas: docentes publican tareas que los alumnos pueden descargar; el sistema registra quiénes y cuándo las han consultado.
• Planes y cronogramas: programación de materias y seguimiento de objetivos.
• Archivos: subida y descarga de materiales multimedia y documentos.
• Publicación libre: secciones personalizadas según las necesidades del colegio.
• Encuestas: creación y análisis de encuestas para recabar opiniones de la comunidad.
• Soporte a EduDatos: canal para enviar solicitudes al equipo técnico.

4) Académica

Manejo y visualización de notas acumuladas para preescolar, primaria y educación media. Permite seguimiento continuo por parte de directiva, docentes, representantes y alumnos.

• Notas acumuladas: el docente publica avances según su plan de evaluación.
• Boletín de evaluación: boletas imprimibles al final de cada lapso (varios modelos).
• Orden de mérito: posición académica del alumno en su grupo.
• Libro de Vida: registro de incidencias diarias.
• Control de inasistencias: el docente puede marcar faltas desde la app o la web y notificar al representante.

El módulo académico incluye validaciones para mantener la calidad de la información y permite a especialistas publicar textos descriptivos individuales en primaria y preescolar.

5) Administración

Facilita el proceso de cobros y la gestión de cuentas: los representantes pueden consultar pagos realizados y pendientes, reportar depósitos o transferencias y recibir confirmación por correo. El colegio publica estados de cuenta que el sistema Visual Gema suministra y puede enviar avisos de cobro por correo o notificación al teléfono.

Gracias a alianzas con bancos (por ejemplo, Mercantil y Venezolano de Crédito), el colegio dispone de plataformas de pago que permiten transferencias inmediatas, pagos con tarjeta y pago móvil, facilitando la verificación y conciliación.

6) Planilla de inscripción

Permite la matrícula en línea: el representante completa los datos necesarios y el sistema actualiza la información principal de Visual Gema. Los colegios con inscripciones previas no deben rellenar toda la planilla, pues EduRed conserva datos de años anteriores y solo es necesario actualizar los datos que han cambiado.

7) Ayuda

Incluye manuales, videos y un centro de soporte por correo para asistir al personal y a los usuarios.

8) Estadística

Personal autorizado puede revisar gráficos y tablas que muestran información académica y financiera (cobranzas), con distintos tipos de gráficos seleccionables para apoyar la toma de decisiones.

9) Constancias y documentos

EduRed incluye un procesador de textos que permite crear plantillas personalizadas; una vez definidos los campos, el documento se genera automáticamente con los datos del solicitante.

10) Manejo de la cobranza

El colegio gestiona los cobros reportados por los representantes desde la web app y puede enviar respuestas inmediatas por correo o notificación cuando un pago se concilia o se rechaza. El sistema puede automatizar bloqueos de boletas u otras funciones según la configuración del colegio.

11) WebMaster

Área reservada a directivos: seguridad, configuración, gestión de usuarios, estadísticas, publicación y eliminación de información. El usuario tipo WebMaster puede cambiar la apariencia de la web y la app sin conocimientos de programación, gestionar banners informativos y monitorizar la actividad de la comunidad educativa.

Existen más funcionalidades que se siguen incorporando regularmente por sugerencias de los usuarios. Para mayor información o soporte, contáctenos desde la página del colegio (Comunicaciones → Correo a EduDatos) o escríbanos a:

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Llevamos 34 años de servicio y seguimos atentos a sus sugerencias para mantener y mejorar nuestros sistemas.